Автоматизация отелей. Работа на рецепции

Программное обеспечение ULTRA позволяет полностью автоматизировать все бизнес-процессы отелей, хостелов и других заведений данного типа, благодаря чему оптимизируется работа персонала и качество обслуживания, повышается прибыль заведения. В данной статье можно ознакомиться ближе с функционалом ПО, и узнать о том, как работать с программой на рецепции.

Основная часть работы на рецепции выполняется в шахматке отеля, которая находится в программе Ultra и представляет собой перечень всех номеров отеля по вертикали и период дат по горизонтали. Используя программу, менеджеры могут видеть загруженность номеров и контролировать такие процессы, как поселение, бронь и выселение. Шахматкой очень удобно пользоваться, более того, интерфейс таблицы можно настроить под любые потребности заведения. Шахматка масштабируется — меняется количество показанных номеров в таблице, регулируется высота ячеек. Представленная программа для гостиниц позволяет уменьшать или увеличивать период дат по горизонтали. Если же использовать комбинацию клавиш первого и второго варианта с прокруткой колеса мыши — регулируются все поля таблицы одновременно.

В правой части рабочей среды расположен календарь и фильтры по заявкам, которые позволяют сортировать номера по категориям или имени, а также скрывать данные от фильтрации. С помощью календаря можно перемещаться по датам, указанным в таблице. Жирным шрифтом обозначаются дни, в которых уже запланировано событие — бронь, проживание, выселение и другие. Кроме того, вы можете перемещаться не только по дням, но и месяцам, что очень удобно.

В левой части рабочей среды расположено окно для поиска существующих заявок по различным параметрам — имя, номер, этаж, название номера, организация и другие. Быстро сбросить все примененные фильтры можно одним нажатием на кнопку “Очистить фильтр”.

Переход в окно смен осуществляется при нажатии на кнопку “Смена” в нижнем правом углу программы. Рядом находится кнопка, которая вызывает окно с кассовыми операциями. Приход денег обозначается зеленым цветом, расход — красным. Также, в данном окне можно увидеть строки сальдо, сумму прихода и расхода.

При регистрации новых посетителей рецепционистом заполняется электронная заявка на проживание, куда вносятся основная и дополнительная информация о посетителе. Рецепционист будет видеть фото посетителя, ФИО, контактные данные, информацию о заселении и оплате, дополнительные услуги и многое другое. Поиск клиента в базе данных можно проводить по его клубной карте. Также существует вкладка “Гости”, в которую вносятся те, кто проживает в номере, помимо основного клиента.

Программное обеспечение работает с кассовой техникой. Электронная заявка очень удобна в использовании, не нужно долго искать информацию, все данные собраны и систематизированы в одном окне. В программе предусмотрена возможность проверки данных, которая сразу информирует рецепциониста в случае ошибки.

Пользуясь системой автоматизации гостиницы, вы быстро заметите улучшения в качестве предоставляемого сервиса. ULTRA обеспечивает постоянную поддержку программы и сервисное обслуживание на протяжении всего периода ее действия.